Zertifizierung Kleinbetriebe

Die ISO 9001 in einem kleinen Unternehmen: Wie geht das?

Wenn Sie auf die Werbung eines Unternehmens stoßen: „Wir sind nach der ISO 9001 zertifiziert“, so handelt es sich hierbei häufig um größere Betriebe mit zahlreichen Mitarbeitern und unterschiedlichen Abteilungen. Jedoch nimmt der Anteil an Kleinbetrieben (1-20 Mitarbeiter), die ebenfalls ein QM-System nach der ISO 9001 einführen, stetig zu.

Was kostet die ISO 9001 Zertifizirung?

Die Kosten für die Zertifizierung betragen ca. 1700-2500 Euro imm ersten Jahr und 900-1200Euro im zweiten und dritten Jahr

Die Kosten für die Beratung belaufen sich auf ca. 3000-3500 Euro. Davon bekommen Sie 1500Euro als Fördergelder zurück.

Wie lange dauert es bis zur ISO 9001 Zertifizierung in Kleinbetrieben?

In 2-5 Monaten haben Sie die Zertifizierung.

Kann ich die Zertifizierung selbst vorbereiten?

Die ISO 9001 ist kein Hexenwerk. Sie können die ISO 9001 Zertifizierung auch selbst vorbereiten. Schauen Sie sich um wie es andere gemacht haben. Mit etwas Zeit schaffen Sie die Vorbereitung auch selbst.

Was Sie schon über diese Norm wissen, führt Sie wahrscheinlich zu der Frage:

Wie geht das in kleinen Betrieben?

Wenn Sie sich jedoch etwas eingehender mit der ISO 9001 befassen, werden Sie schnell feststellen, dass auch Kleinunternehmen optimal mit dieser Norm arbeiten können.
Die ISO 9001 versteht sich nämlich nicht als starres Normengerüst, an das sich jeder Betrieb in allen Punkten anzupassen hat. Das Gegenteil ist der Fall: Sie als kleines Unternehmen passen die Norm an Ihren Betrieb an.
Schauen Sie sich alle Kapitel an, die Sie für das QM-Handbuch erstellen werden. Die Kapitel sind so allgemein gehalten, dass sie für ein Unternehmen mit 100 oder gar 1.000 Mitarbeitern im gleichen Maße gelten wie für den Kleinbetrieb. Es werden Punkte behandelt, die in jeder Firma vorkommen, zum Beispiel Unternehmenspolitik und -ziele, Infrastruktur, Kommunikation, Verantwortlichkeiten, Kundenakquise und -zufriedenheit. Sie füllen diese Kapitel lediglich mit den Inhalten, die für Ihr Unternehmen gelten. Was nicht gilt, brauchen Sie auch nicht aufzunehmen.
Auf diese Weise wird es Ihnen schnell und einfach gelingen Ihren Kleinbetrieb und die ISO 9001 schlüssig zusammenzuführen und zur Zertifizierung zu kommen.

Haben Sie Fragen zur ISO 9001 bei Kleinbetrieben?
Wir helfen Ihnen gerne weiter.
E-Mail: Holger.Grosser@qm-guru.de

http://www.qm-guru.de/ Hier finden Sie weitere Antworten zur ISO 9001 Zertfizierung

Die ISO 9001 in Kleinbetrieben – Fragen und Antworten

Frage: Welchen Nutzen bietet ein QM-System nach der ISO 9001 für Kleinbetriebe?

Antwort: Der Nutzen ist derselbe wie bei allen anderen Unternehmen auch. Die Ziele des QM – strukturierte Prozesse, ein effektives Management für alle Abläufe und der Kontinuierliche Verbesserung – sind überall gleich. Hinzu kommt die positive Außenwirkung, da immer mehr Kunden eine ISO 9001 Zertifizierung fordern. Die erbrachte Qualität wird mit der Zertifizierung nicht besser nur von unabhängiger Stelle nachgewiesen.

Frage: Wie greift ein übergeordnetes System in einem Kleinbetrieb, in dem Vieles eher informell abläuft?

Antwort: Die Informelle Arbeitsweise in Kleinbetrieben wird auch mit der Einführung der ISO 9001 weiterhin möglich sein. Keine Angst vor neuen Formularen und Dokumente (Das wird in der ISO 9001 nicht gefordert. Denn die ISO 9001 ist bewusst flexibel ausgelegt und kann mühelos an jeden Betrieb – und auch an jede Betriebsgröße – angepasst werden.

Frage: Was ist für den Kleinbetrieb besser: ein interner QM-Berater und Auditor, der alle Prozess kennt, oder ein externer Berater bzw. Auditor?

Antwort: Der neutrale, unabhängige Blick von außen ist ein Vorteil des externen Beraters. Es entstehen keine Probleme, wenn beispielsweise in einem Drei-Mann-Betrieb einer aus dem Team der Auditor ist und seine neue Rolle der alltäglichen Nähe wegen von den anderen nicht akzeptiert wird. Meist ist es auch nicht ratsam, wenn ein interner Auditor seinen eigenen Bereich auditiert. Im Kleinbetrieb geht dies jedoch nicht anders, wenn es nur einen einzigen Bereich gibt.

Aber auch der interne QM Berater hat seine Vorteile. Er kennt die Abläufe und Eigenheiten im Unternehmen.

Wenn intern Kapazitäten vorhanden sind und die Bereitschaft etwas neues zu lernen vorhanden ist sollte der interne QM Berater für die Aufbau der ISO 9001 und deren weiteren Entwicklung gewählt werden.

Frage: Kann im Ein-Mann-Betrieb auch der Inhaber die internen Audits durchführen?

Antwort: Dies ist durchaus möglich. Wenn der Inhaber sich gut über die ISO 9001 und die Audits informiert hat – was er dokumentieren sollte -, bietet sich diese Vorgehensweise an.

Frage: Wie kann die ISO 9001 für Betriebe mit wenigen Mitarbeitern genauso gelten wie für mittlere und große Unternehmen?

Antwort: Die Norm ist mit Absicht so konzipiert worden, dass sie mit wenig Aufwand an jeden Betrieb angepasst werden kann. Das wird bereits deutlich, wenn man sich die einzelnen Kapitel anschaut, z.B. „Produktion“, „Entwicklung“ oder „Lieferanten“. Wenn ein Unternehmen nichts entwickelt, sondern beispielsweise als Fahrschule eine Dienstleistung erbringt, wird das Kapitel Entwicklung mit einem Normsatz ausgeschlossen: „Wir haben in unserem Betrieb keine Entwicklung/ im Sinne der ISO 9001. Aus diesem Grund schließen wir das Kapitel aus.“ Solch ein Satz genügt.
Dasselbe gilt, wenn im Kleinbetrieb nur Teile einer Norm gelten, z.B. bei der Unternehmenskommunikation. Im Ein-Mann-Betrieb gibt es selbstverständlich keine regelmäßigen Mitarbeiterbesprechungen. Im Drei-Mann-Betrieb erfolgt die Kommunikation hauptsächlich durch Tür-und-Angel-Gespräche sowie durch Info-Mails. Wenn dies so dokumentiert wird, ist es für die Norm vollkommen ausreichend.

Frage: Wie einfach ist die Einführung der ISO 9001 in Kleinbetrieben?

Antwort: Im Grunde ist es einfacher als in mittleren und großen Unternehmen, da die Informationswege kürzer und viel direkter sind. Auch können die Mitarbeiter intensiver beteiligt werden. Die QM-Einführung kann somit ohne Aufwand und gewissermaßen auf dem kurzen Dienstweg erfolgen – und die Beteiligten fühlen sich von Anfang an mitgenommen. Sie identifizieren sich stark mit ihrem Betrieb.
In größeren Unternehmen sind für die Einführung meist sorgfältig geplante Informationsveranstaltungen und Kick-Offs nötig, verbunden mit aufwändigen Organigrammen, Prozesslandkarten und Grafiken, die die gesamten Abteilungen und ihre Schnittstellen darstellen. Im Kleinbetrieb hingegen erfordern diese Dokumentationsschritte nur wenig Aufwand und generell sind alle Prozesse auch allen Mitarbeitern schon bekannt.

Frage: Warum wünschen sich die Kunden die ISO-9001-Zertifizierung auch in Kleinbetrieben?

Antwort: Die Kunden möchten dafür, dass sie dem Betrieb Geld für dessen Leistungen zahlen, einen objektiven Nachweis sehen. Es existiert auch häufig das Vorurteil, dass im Kleinbetrieb Vieles nicht so eng gesehen wird und Strukturen nicht festgelegt sind. Ein QM-System zeigt jedem Kunden, dass im (Klein-)Betrieb mit großer Sorgfalt gearbeitet wird – und dies wird durch die Zertifizierung messbar.

Frage: Wie lässt sich die ISO 9001 für Kleinbetriebe praktisch umsetzen?

Antwort: Die Abläufe folgen denselben Prinzipien wie in größeren Unternehmen. Es wird einfach dem üblichen Verlauf gefolgt:

  • Der Ist-Zustand wird beschrieben
  • Es werden Verbesserungsmöglichkeiten definiert
  • Die Möglichkeiten/ Maßnahmen werden umgesetzt und regelmäßig bewertet
  • Dieser Kreislauf wird kontinuierlich wiederholt

Ein praktisches Beispiel, das in einem Kleinbetrieb viel leichter zu realisieren ist als im Großunternehmen: die Ermittlung der Kundenzufriedenheit. Dies geschieht in kleinen Firmen häufig durch den direkten Kontakt, durch Telefonate und Gespräche. Wenn die dabei geäußerten Reaktionen und Rückmeldungen nun einfach dokumentiert und ausgewertet werden, ist dies schon alles. Im Großbetrieb wäre erst eine aufwändige Mail- oder Briefaktion notwendig und es kämen viel mehr Reaktionen, deren Auswertung lange dauern kann.
Für die Lieferantenbewertung gilt dasselbe: Auch hier spielt sich das Meiste über den unmittelbaren Kontakt ab: Man kennt sich und so kann die Bewertung (der wesentlichen Lieferanten 3-5 reichen) jederzeit unmittelbar erfasst werden.

Frage: Welche Vorteile bietet die ISO 9001 in Kleinbetrieben noch?

  • Bei der Erstellung der Dokumentation fallen veraltete oder nicht mehr genutzte Dokumente sofort auf und können ersetzt werden .
  • Das eigene Handeln erhält eine gut strukturiert Basis und somit werden bewährte Prozesse optimal verinnerlicht.
  • Neue Mitarbeiter können besser eingearbeitet werden, da es einen sichtbaren Handlungsrahmen gibt statt einer informellen Einarbeitung. Der sichtbare Rahmen und der enge persönliche Kontakt verbinden sich zu einer sinnvollen Einheit.
  • Durch die Einbeziehung eines externen Beraters bzw. Auditors fallen Abläufe, bei denen sich Fehler eingeschlichen haben, auf und können behoben werden. Der neutrale Blick von außen sieht meist mehr als die Mitarbeiter selbst, denen alles (zu) vertraut ist.

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